Im Bereich "Leben an Bord" gibt es auch mehrere Seiten die sich ausführlich den folgenden Themen widmen:
Wie in "Reispeplanung Schritt für
Schritt" gleich zu beginn beschrieben wird kommt es sehr darauf an
wieviele Personen einer Gruppe man von Anfang an hat und wieviele man erst
noch suchen muß. Hat man eine Jugendgruppe die beschließt zusammen
Segeln zu gehen, kann man relativ viel zusammen planen und organisieren.
Wenn man hingegen eine Freizeit ausschreibt ohne schon eine einzige Person
als Teilnehmer zu haben, dann muß man möglichst sämtliche
Eckdaten vorher durchdenken und dann diese Eckdaten direkt in die Ausschreibung
schreiben.
Solche Eckdaten die potentielle Teilnehmer interessieren sind:
Problematisch ist zum einen bei der Festlegung daß vieles nicht vorher festlegbar ist. Z.B. kann man kein Schiff buchen wenn man noch keine Leute hat, außer man kann hohes Risiko in Kauf nehmen. Also weiß man meist nicht was für ein Schiff man buchen wird, da das ev. von der Gruppengröße abhängt, wenn diese nocht nicht fix ist. Die Leute würden aber gerne wissen was sie für ein Schiff haben werden.
Das Schiff spuckt einem natürlich bei der Kostenrechnung auch wieder rein. Also wird man entweder einen Maximalbetrag festlegen den die Leute zahlen müssen und von dem sie dann wieder einen Teil rauskriegen wenn es doch billiger wird (weil man das Schiff vollkriegt etc.). Dabei kann man den Leuten aber nicht so gut erklären warum das "so teuer" ist. (Einigen Leuten ist es immer zu teuer.)
Man kann alternativ auch einen fixen Betrag festlegen, der auf jeden Fall eingehalten wird. Entweder kalkuliert man dann vollunternehmerisch und wägt Risiko und Gewinnchancen gegeneinander ab oder man hat eine finanzstarke Organisation (Kirche, Verein, ...) im Rücken die eventuelles Minus oder Plus einfach schluckt. Als dritte Möglichkeit kann man den fixen Betrag als einen Art Maximalbetrag berechnen (aber als reale auftretende Kosten für all die deklarieren denen es notorisch zu teuer ist) und wenn man dann wirklich billiger wegkommt einfach das überschüssige Geld wieder in die Gruppe fliessen lassen (z.B. Nachtreffen, Essen gehen, gemeinsame Aktionen davon bezahlen). Man sollte sich aber nie zusehr darauf einlassen alles kleinlich genau aufzurechnen und darlegen zu müssen. Wenn man nicht gerade Geld für seine persönliche Arbeit berechnet, wird man sowieso viel mehr Zeit, Arbeit und Geld reinstecken als man jemals rauskriegt. Das fängt von Anrufen in den Niederlande an und geht über Parkhausgebühren beim Abholen der Tickets oder Onlinegebühren bei Recherchen im Internet (wie hier).
Was muß man jetzt aber alles zusammenrechnen. Dafür kann man konkret einige Pauschalwerte nennen die man aber individuell noch nachbessern muß.
Es ist nicht verkehrt sich hier Reserven offen zu halten indem man etwas mehr Geld veranschlagt oder alternativ einige Leistungen noch offen hält.
Man sollte dabei auch Berücksichtigen ob z.B. der Organisator (etwa falls wenn er vielleicht selbst skippert oder besonders viel übernimmt) oder andere Teilnehmer (die spezielle Aufgaben übernehmen) dafür umsonst oder billiger (d.h. ohne eigenen Teilnehmerbeitrag oder mit reduzierten eigenen Beiträgen etc.) mitfahren und dies entsprechend einrechnen. Auch Trinkgelder für Skipper (falls nicht von den eigenen Leuten) etc. sollte man mit einplanen oder explizit ausschließen von der Gesamtplanung auch den Leuten auch mitteilen ob da noch was dazu kommen kann oder nicht. (Oft sind Teilnehmer überrascht daß es dann mit den 425 Euro komplett vollkommen getan ist, bzw. daß sie ja plötzlich doch noch was nachzahlen müssen.) Es ist immer gut wenn alle wissen was schon gezahlt ist und was sie noch zahlen müssen.
Der Bootspreis kann konkret von ca. 350 Euro pro Person (halbleeres Boot, sehr teures Boot) bis zu 150 Euro pro Person (volles Boot, sehr billiges Boot) schwanken. Aber man kann eben dann nur Schiffe nehmen bei denen man mit der aktuell sicher teilnehmenden Personenzahl schon mit maximal 250 Euro hinkommt. Dazu ist es ganz entscheidend, daß man möglichst frühzeitig möglichst viele Personen zur festen Anmeldung bewegt, denn man will natürlich so früh wie möglich buchen und ein so groß wie mögliches Schiff buchen (außerdem gibts unter 16 Leuten kaum eines). Optimale Auswahl (größte Anzahl möglicher Schiffe) bekommt man etwa bei 20 fest zugesagten Teilnehmern. Je mehr diese dann maximal zu zahlen bereit sind umso besser natürlich. Man muß sich auch selbst einen spätesten Termin für die Anmeldung setzen.
Preise bei Anreise mit Auto oder Reisebus sind nur bedingt bekannt. Grundsätzlich kommt man mit einem vollen Reisebus und einer Gruppengröße von 20-40 Leuten mit etwa 60-120 Euro (ab München) hin, hat aber das Problem das man hier auch wieder höhere Kosten hat wenn man ihn nicht vollkriegt (wie man Boot eben). Bei Anreise mit dem Auto ist die erste Frage wieviel die Fahrer eventuell für Fahrtätigkeit und/oder Fahrzeugverschleiss haben wollen. Am einfachsten kann man wohl noch das Benzingeld rechnen. Man sollte aber auch nicht eventuelle Zusatzversicherungen oder Parkplatzgebühren (bewachter Parkplatz) vergessen. Was sich relativ sicher nicht lohnt ist es Mietbusse zu benutzen. So einen Bus für eine Woche zu mieten und dann nur rumstehen zu lassen ist teuer und unrentabel. Ihn aber andererseits dort an dem Hafenstädtchen zurückzugeben geht meist nicht. Im geringsten Fall zahlt man derbe Überführungsgebühren nach Deutschland.
Deshalb muß man "Ermutigungen" einbauen bei denen die Personen die später (also vorallem nach Bestellung des Bootes) erst eine Anmeldung einreichen, mehr zahlen müssen als diejenigen die sich schon früh angemeldet haben und damit entscheidend dazu beigetragen haben daß das Boot bestellt werden konnte. Außerdem empfiehlt es sich Zusatzgebühren zu verlangen wenn Gelder verspätet überwiesen werden. Zudem ist eine Kostenregelung bei Stornierungen unbedingt erforderlich, da dem Organisator dadurch unter Umständen horrende Unkosten entstehen können. Zumindest muß bei einer Stornierung sichergestellt sein, daß alle Verpflichtungen die der Organisator zu diesem Zeitpunkt schon eingegangen ist vollständig gedeckt werden. In den Zeitspannen sollte man sich dabei durchaus großzügige Reserven einplanen. Z.B. wenn man die Zugtickets erst am 1.Juli zu kaufen plant, kann man das Geld dafür schon einige Tage früher verlangen. Denn wenn alle erst auf den letzten Drücker (oder noch später zahlen) weiss man nie genau wo man auf was sitzen bleibt.
Rechtlich ist es legitim die entstehenden Kosten einer Stornierung zu erheben. Praktisch ist diese Rechnung aber sehr komplex, da ja eine Gruppe ein Boot gemeinschaftlich zahlt. Storniert einer, fehlt dieser Betrag ja auch tatsächlich. Meldet sich wieder jemand anderes an, ist der Betrag eigentlich wieder ausgeglichen. Wäre der ursprüngliche Teilnehmer aber auch noch dabei geblieben wäre es noch billiger geworden. Man sieht also: Solange das Boot nicht wirklich schlussendlich voll ist, bleibt es gerechtfertig Geld zu verlangen. Wieviel Geld das ist kann man aber (unabhängig von Verträgen etc.) auch noch im Einzelfall prüfen (und ggf. nach unten korrigieren).
Was man sich vorallem selbst überlegen muß, was aber die Leute im allgemeinen auch unbedingt wissen wollen sind folgende Dinge (vermutlich fehlen hier auch noch einige):
Wichtig ist daß der Organisator jeweils die für ihn bindenden Verträge (Schiffsbuchung, ...) mitberücksichtigt und alle hierin vorkommenden negativen Klauseln voll an die Teilnehmer weitergibt ohne selbst dabei Nachteile zu haben. Inwiefern diese Verträge der Vercharterer/Reedereien dabei aber immer rechtlich einwandfrei und vor Gericht haltbar sind, ist eine andere Sache. Verlangte Stornokosten von 100% (bei Stornierung am Beginn der Reise) ist zum beispiel sehr fraglich: Eigentlich dürfen nur die wirklich entstandenen Ausfälle veranschlagt werden und die sind sicher nicht 100%, sondern eben vielleicht nur 80% oder weniger. Aber das müsste man erst vor Gericht erstreiten und ob das klappt ist schwer zu sagen.
Ein Beispiel für einen solchen Crewvertrag gibts in diesem Dokument. Es ist ausdrücklich darauf hinzuweisen daß keinerlei Garantie für Richtigkeit, Vollständigkeit oder juristische Korrektheit übernommen wird. Jeder muß selbst individuell alles prüfen, nachbessern und umgestalten. Es soll hier nur eine Anregung aber keine Mustervorlage gegeben werden. Ich bin kein Jurist und habe nur Laienwissen. Einiges mag da durchaus unglücklich oder vollkommen falsch sein.